#temanpemilih, (01/12) Dalam upaya konsistensi tata kelola arsip dan memastikan setiap dokumen tersimpan secara tertib dan aman, KPU Kota Mataram kembali melaksanakan kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip dan Implementasi Bale Arsip dengan peserta kegiatan seluruh sekretariat lingkup KPU Kota Mataram. Dalam pembukaan kegiatan, Sekretaris kPU Kota Mataram Bapak lalu Agus Suhardiman menekankan agar seluruh subbagian terlibat aktif dalam pengelolaan arsip di lingkup KPU Kota Mataram. Selanjutnya penjelasan teknis terkait pengelolaan arsip disampaikan oleh Ibu Roisatul Aminy selaku Kepala Subbagian Keuangan, Umum dan Logistik bersama operator arsip. Secara teknis, pengelolaan arsip meliputi pemberkasan arsip aktif dan inaktif baik dalam format manual maupun elektronik melalui SIMARS (Sistem Informasi Manajemen Arsip). SIMARS merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh KPU Provinsi NTB dan diimplementasikan dalam pengelolaan arsip pada seluruh KPU Kabupaten/Kota se NTB. Pengisian template arsip dalam SIMARS telah menjelaskan bagaimana arsip itu mulai tercipta atau tahap awal dokumen dihasilkan dengan memberikan identitas awal sampai dengan proses penggunaan dan pemeliharaan yang meliputi klasifikasi arsip, penataan fisik atau digital arsip, keamanan dan hak akses arsip, sampai dengan nasib akhir arsip sesuai kaidah atau peraturan yang berlaku. Dalam rangka peningkatan kapasitas layanan digital kearsipan, KPU Kota Mataram mengembangkan sebuah Aplikasi Bale Arsip yang berfungsi sebagai alat bantu penyimpanan dokumen digital yang diciptakan oleh masing masing Unit Pengolah lingkup KPU Kota Mataram. Secara tidak langsung Bale Arsip juga terintegrasi dalam pengumpulan dokumen yang harus diisi dalam template laporan arsip pada SIMARS. Kegiatan ditutup dengan komitmen bersama seluruh Unit Pengolah untuk menyampaikan laporan arsip secara berkala ke Unit Kearsipan III (KPU Kota Mataram) untuk selanjutnya diteruskan ke Unit Kearsipan II (KPU Provinsi NTB), baik dalam bentuk hard maupun digital serta masing masing Unit pengolah berkewajiban menyimpan dokumen yang telah diciptakan ke Bale Arsip. #kpumelayani #kpukotamataram